Contabilità generale, partita doppia e funzionamento dei conti

Pagina d'un libro giornale degli anni Cinquanta

Nella precedente lezione abbiamo parlato delle nozioni che stanno alla base dell'accounting. Consideriamo adesso un altro fondamento su cui si basa questa materia, ovvero nella dicotomia che sussiste fra i concetti di composizione e di redazione del bilancio. Si tratta di due concetti ben diversi e su cui bisogna porre attenzione:

• la composizione del bilancio consiste in un iter dalle regole precise, da seguire durante tutto il periodo amministrativo. Esso è un work in progress, con il fine di formare la conoscenza critica di cui parlavamo nella lezione precedente, e si compone dei processi di contabilità generale e di valutazioni d'esercizio, e da cui nasce il bilancio a struttura logica;
• la redazione del bilancio consiste invece specificamente nella preparazione del documento da presentare a terzi; in pratica, dopo aver assunto la conoscenza nella fase di composizione, risulta essere necessario trasformare tale conoscenza in informazione, ovvero a dare vita al bilancio a struttura legale, cioè nelle modalità stabilite dal diritto positivo.

Contabilità generale

Il bilancio d'esercizio, abbiamo detto, si compone di due parti fondamentali: il conto economico e lo stato patrimoniale (cui si aggiunge la nota integrativa, che però non ha una valenza strettamente economico-aziendale). In queste due parti, che denominiamo sintesi di esercizio, confluiscono tutte le informazioni contabili raccolte nel corso del periodo amministrativo attraverso i processi di contabilità generale e delle valutazioni di bilancio. Per farlo, si procede all'incirca nel modo seguente:

1. osservazione dei momenti moneta e credito, ovvero dei momenti in cui avvengono gli scambi monetari;
2. raccolta, organizzazione e memorizzazione di specifici dati monetari relativi agli accadimenti di cui al punto precedente;
3. elaborazione delle sintesi di esercizio anche attraverso le valutazioni di esercizio, ovvero i cosiddetti giudizi critici.

La contabilità generale consiste nell'insieme dei continui processi contabili atti a rilevare i valori numerari e non numerari. Come si può notare dalla terminologia, uno dei termini fondamentali di questa fase è conto. Definiamo, per questo, cosa è il conto.

Il conto è quello strumento con il quale si raccolgono, organizzano, classificano, memorizzano e sintetizzano i valori numerari e non numerari via via che si manifestano nella realtà aziendale. Tale costruzione si basa sul metodo della partita doppia, attraverso il quale si giunge a strutturare in modo significativo il complesso dei valori che si manifestano nel periodo amministrativo.

I processi contabili sono di tre tipi:

• rilevazioni sistematiche di conto: si tratta delle operazioni che hanno come scopo la raccolta di tutte le informazioni circa i valori manifestatisi nel corso dell'esercizio, mano a mano che tali valori si esplicitano;
• operazioni di chiusura dell'esercizio: si tratta delle operazioni che si eseguono al termine del periodo amministrativo, che consiste nei processi di verifica, nelle rettifiche di storno e di integrazione e infine nella composizione del dittico contabile, fase che si può suddividere in tre parti, ovvero:
  • chiusura del conto economico;
  • individuazione del reddito d'esercizio;
  • chiusura dello stato patrimoniale.
• infine vi è la riapertura dei conti dell'esercizio successivo, ovvero si riprendono i valori dello stato patrimoniale e li si inseriscono in nuovi conti. Si noti che i conti che invece concernono il conto economico vengono riaperti senza riprendere alcun valore (in pratica, li lasciamo in bianco fin quando non ricominceranno a manifestarsi i componenti del reddito).

Ciclo di scambio monetario

Fatturazione dello scambio: esempio di fattura emessa in da un'azienda polacca.

Ogni operazione di scambio monetario si compone di sette fasi, ognuna con un suo certo grado di importanza all'interno dei processi contabili. Queste sette fasi sono:

1. trattativa;
2. stipula del contratto;
3. eventuale regolamentazione monetaria anticipata, con emissione di correlati documenti;
4. esecuzione del contratto;
5. fatturazione dello scambio;
6. regolamentazione monetaria (immediata o differita, in varie soluzioni, eccetera)
7. scadenza della garanzia.

Introduzione alla partita doppia

Bisogna cominciare con l'individuazione dei valori numerari e dei valori non numerari, i primi esprimendo variazioni delle condizioni produttive monetarie, i secondi esprimendo variazioni delle condizioni produttive non monetarie.

Tali variazioni vengono inserite nel sistema dei conti secondo il sistema della partita doppia, che si basa sui concetti di dare/+ e avere/-. Facciamo immediatamente attenzione: la terminologia usata nella prassi non ha anche valenza logica, sicché quando si iscrive qualcosa nella colonna dare non significa necessariamente che noi "diamo" qualcosa a qualcuno, e viceversa. Si tratta solo di un uso che proviene dai tempi in cui la ragioneria muoveva i primi passi, e che permane ai giorni nostri.

Consideriamo i valori numerari: i valori iscritti nella colonna dare/+ ci dicono che sono avvenute delle variazioni numerarie positive, ovvero, per esempio, abbiamo ottenuto un incasso di moneta, oppure abbiamo contratto un credito commerciale oppure ancora abbiamo estinto un debito commerciale. Al contrario, i valori iscritti nella colonna avere/- ci dicono che sono avvenute delle variazioni numerarie negative, ovvero, per esempio, abbiamo sostenuto un esborso di moneta, oppure abbiamo contratto un debito commerciale oppure ancora è stato estinto un credito commerciale.

Prendiamo ora in esame i valori non numerari: quando si assiste a un inflow (ingresso) di condizioni produttive, queste vengono connotate dal segno dare/+. Si ha, quindi, una variazione non numeraria positiva. Si faccia grande attenzione:

• per quanto riguarda il capitale di funzionamento, una variazione di questo tipo ci dice che è avvenuto un impiego di capitale;
• per quanto riguarda il reddito di esercizio, una variazione di questo tipo ci dice che si tratta di una componente negativa di reddito, ovvero che abbiamo sostenuto un costo di esercizio. Pertanto, anche se questo tipo di variazione ha un effetto negativo sul reddito di esercizio, essa viene connotata in modo positivo. Conviene tenere subito presente questo fatto, in quanto è facilmente causa di confusione.

In pratica, quel che è più importante non è che noi spendiamo soldi, ma è invece rilevante il fatto che noi assumiamo delle condizioni produttive: come per dire, non ci interessa dei soldi spesi, è più importante acquistare fattori produttivi per produrre e incassare di più in seguito. In questo senso, tutto questo è perfettamente logico! Basta fare un po' di attenzione.

Viceversa, quando si assiste a un outflow (uscita) di condizioni produttive, queste vengono connotate dal segno avere/-. Si ha, quindi, una variazione non numeraria negativa. Si faccia grande attenzione:

• per quanto riguarda il capitale di funzionamento, una variazione di questo tipo ci dice che abbiamo trovato una fonte di finanziamento, oppure che abbiamo sostenuto un disinvestimento;
• per quanto riguarda il reddito di esercizio, una variazione di questo tipo ci dice che si tratta di una componente positiva di reddito, ovvero che abbiamo avuto un ricavo di esercizio. Pertanto, anche se questo tipo di variazione ha un effetto positivo sul reddito di esercizio, essa viene connotata in modo negativo. Valgono le stesse considerazioni fatte poco sopra.

Passiamo ora ad analizzare la struttura dei conti e la terminologia usata nella partita doppia. Un conto ha una struttura a T, tanto che si parla di tabella a T, oppure nella prassi internazionale si usa parlare di "T-account", insieme a double-entry table, ovverosia di tabella di partita doppia. Questo perché una tabella a T ha due condizioni contrapposte (una sulla sinistra, denominata dare/+ e una sulla destra, denominata avere/-), sovrastate da una riga in cui si inserisce il nome del conto.

Consideriamo adesso la terminologia usata nel processo contabile.

• intestare un conto: significa classificare un valore numerario o non numerario, denominare correttamente il conto che lo contiene e dare a questo conto un codice adeguato;
• accendere un conto: significa attivare un nuovo conto;
• riaccendere un conto: significa riattivare un conto caduto in disuso (cioè, un conto spento);
• tenere un conto: significa operare movimentazioni all'interno di un conto, mantenendolo acceso;
• richiamare un conto: significa individuare un conto acceso allo scopo di eseguire movimentazioni e osservazioni;
• addebitare un conto: significa iscrivere un valore nella colonna dare/+;
• accreditare un conto: significa iscrivere un valore nella colonna avere/-;
• stornare direttamente un conto: significa che scriviamo un valore nella sezione contrapposta a quella in cui abbiamo iscritto precedentemente un altro valore;
• saldare un conto: non significa che un conto viene chiuso, bensì determinare quale è la differenza fra le sezioni dare/+ e avere/- di un certo conto;
• chiudere un conto: non significa che un conto si estingue, ma solo che si rileva il saldo nel conto mastro in modo tale da azzerare (bilanciare) il conto da chiudere;
• spegnere un conto: significa che il conto è stato chiuso ed è caduto in disuso, ma non che esso è estinto, in quanto rimane nel piano conti; un conto invece si estingue solo con la sua eliminazione dal piano conti.

Classificazione dei conti

I conti, classificati in base al loro funzionamento, possono essere di due tipi:

• conti monofase: sono i conti che funzionano in una sola colonna e che eventuali storni non vengono effettuati direttamente, ma attraverso un altro conto aperto apposta, avendosi delle rettifiche indirette d'esercizio o rettifiche fuori conto. Di solito questo tipo di conti contengono variazioni di esercizio, ovvero costi e ricavi di esercizio.
• conti bifase: sono invece i conti che funzionano su entrambe le sezioni contrapposte. In questo tipo di conti avvengono gli storni (rettifiche) diretti.

I conti, classificati in base alla loro funzione, possono essere di due tipi:

• conti analitici: sono i conti che puntualmente raccolgono le movimentazioni mano mano che esse avvengono. Poniamo, a mero titolo di esempio, che vendiamo qualcosa alle società "Wikinotizie S.p.A." e "Wikibooks S.r.l.": iscriveremo tali vendite nei conti analitici "crediti verso cliente Wikinotizie S.p.A." e "crediti verso cliente Wikibooks S.r.l.";
• conti di sintesi: sono i conti in cui vengono raccolti diversi conti analitici, in raggruppamenti sempre maggiori, sino ad arrivare ai conti di sintesi estrema che sono il conto economico e lo stato patrimoniale. Riprendendo l'esempio precedente, raggrupperemo i due conti precedenti nel conto di sintesi "crediti verso clienti Italia", e quindi inseriremo questo conto di sintesi in un altro conto che denomineremo "crediti verso clienti" e così via.

I conti possono essere classificati anche distinguendo fra:

• conti a ripresa di saldo;
• conti senza ripresa di saldo.

Ci riferiamo, evidentemente, al fatto che un conto venga riaperto o meno nel momento in cui effettuiamo la riapertura dei conti.

Infine i conti possono essere classificati in base al modo in cui vengono tenuti. Abbiamo pertanto:

• conti a sezioni contrapposte, che già conosciamo;
• conti a scalare: sono i conti che non vengono rappresentati in due sezioni, ma da una sola sezione, che viene movimentata connotando algebricamente (con un + o con un -) i vari valori rappresentati.

Funzionamento della partita doppia

Arriviamo dunque al momento in cui affrontiamo praticamente il sistema della partita doppia. Definiamo questo metodo come segue:

la partita doppia è una procedura di rilevazione contabile la quale - con riferimento a ogni operazione di scambio monetario - consiste della alimentazione ragionata, equipollente, antitetica e simultanea delle opposte sezioni di più conti, i quali sono espressivi dei differenti valori suscitati nello scambio monetario.

In pratica, nel momento in cui rileviamo un'operazione, dovremo scrivere tale operazione almeno in due conti, uno in cui tale operazione verrà connotata di segno dare/+ e un altro in cui la stessa operazione verrà connotata di segno avere/-. Per esempio:

Acquistiamo delle risme di carta per un valore di 100 €. Questo comporta l'entrata nella nostra impresa 100 € di carta, che utilizzeremo come materie prime nel nostro processo produttivo, ma anche l'uscita di 100 € in moneta. Per effetto della relazione duale bilanciante, abbiamo:

+ materie prime 100 - cassa 100 = 0

ovvero provvederemo ad accendere due conti: nel primo, che riporta valori non numerari e che denominiamo "Materie prime c/acquisti" (che si legge "Materie prime conto acquisti"), accrediteremo 100, ovvero scriveremo nella sezione dare/+ il 100 che connota l'entrata delle risme di carta nel processo produttivo, mentre nel secondo, che riporta valori numerari e che denominiamo "Cassa", addebiteremo 100, ovvero scriveremo nella sezione avere/- il 100 che ci dice che sono usciti 100 € dalle nostre casse.

Da quanto abbiamo precedentemente espresso, si nota che qualunque operazione noi effettuiamo, alla fine il risultato totale dovrà sempre essere 0. E infatti se riprendiamo l'equazione di sintesi dell'esercizio:

CI = + MT + N⁰ + CPR - CNR

vedremo che essa può essere scritta:

CI - MT - N⁰ - CPR + CNR = 0

Alla fine, come si suol dire, tutti i nodi vengono al pettine, e se non si rispetta questa equazione, vuol dire che abbiamo sbagliato qualcosa. Se infatti notiamo che il risultato è diverso da 0, possiamo dire con certezza che abbiamo commesso qualche errore. Se invece il risultato è 0, possiamo dire che, forse, abbiamo fatto tutto giusto. Ma comunque non ne siamo sicuri!

Il libro giornale

I conti, abbiamo detto, contengono dei valori che sono il risultato di determinate operazioni. Ma dove vengono iscritte tali operazioni? Esiste un documento amministrativo denominato libro giornale. Per ogni singola operazione, nel libro giornale, vengono iscritti:

• la data dell'operazione;
• la descrizione delle operazioni;
• i conti in cui i valori vengono addebitati e accreditati, in sezioni ben distinte;
• l'iscrizione equipollente degli addebiti e degli accrediti.

Lo schema formale, che è ben diffuso in tutto il mondo, è quello detto all'italiana, e in riferimento al paragrafo precedente, mostriamo un esempio:

	01.06.200X
dare	a	avere	+	-
Materie prime		Cassa	100	100

Quello che abbiamo appena descritto è un articolo di libro giornale semplice, in quanto vengono movimentati un solo conto in addebito e un solo conto in accredito. Quando invece vengono movimentati più conti in addebito oppure in accredito si parla allora di articolo di libro giornale composto. Ad esempio:

	01.06.200X
dare	a	avere	+	-
Diversi (sottinteso, diversi conti)		Cassa		120
Materie prime c/acquisti		Cassa	100
Iva su acquisti 20%			20

Quando invece vengono movimentati più conti in addebito e anche in accredito si parla allora di articolo di libro giornale complesso. Ad esempio:

	01.06.200X
dare	a	avere	+	-
Diversi		Diversi
Materie prime c/acquisti		Cassa	100
Iva su acquisti 20%			20
	a	Cassa
	a	Sconti di cassa		1

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